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CULTURA

Un Programa de Compliance está formado por un elenco de medidas y protocolos que deben y tienen que estar presentes en cada actuación que se desarrolle en la empresa teniendo que llegar a convertirse todas ellas en un hábito y un estándar de proceder.

No nos sirve la redacción de un manual al uso para eximir la responsabilidad penal de nuestra empresa.

COMPROMISO

Los Programas de Compliance tienen que ser aplicados por todos y cada uno de los miembros de la empresa así como por cualquiera que tenga o quiera tener relación con ella.

De poco nos sirve tener instaurado un compendio de actuaciones si no son llevadas a cabo, más cuando cualquier acto cometido por alguien que guarde relación con la empresa y que sea constitutivo de delito puede llegar a atribuir responsabilidad penal a la persona jurídica.

ADECUACIÓN

La divulgación de los Programas de Compliance en todos los estatus de la empresa debe de ser adecuado a cada uno de ellos, facilitando la comprensión e interiorización del mismo por todos y cada uno de sus destinatarios.

ADAPTACIÓN

Los Modelos de Compliance deben de moldearse ante cualquier cambio que afecte al mismo, garantizando una evolución constante entre la empresa y el.

Un Programa de Compliance estático no sirve.

Vertice Compliance Manager  S.L.

¿Qué es un Canal de Denuncias?

Un Canal de Denuncias consiste en un sistema de envío y recepción de comunicaciones entre los trabajadores y la empresa mediante el cual se comunican, entre otras cosas, actos contrarios a las políticas de Compliance presentes en los Programas de Cumplimiento Normativo.

Hay que tener presente que la aparición de los Canales de Denuncias o Whistleblowing tienen un origen anglosajón y han tomado relevancia en nuestro país a raíz de que la LO 1/2015 de 30 de marzo modificara el Código Penal y más en concreto la situación de la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, introduciendo el Legal Compliance en España.

El término «Canal de Denuncia», es complejo, ya que el concepto denuncia siempre ha ocasionado cierto recelo y rechazo en nuestro país al verlo asociado a lo que es una denuncia pura y dura en términos legales. Por dicha razón es necesario, en primera instancia , dejar claro que un Canal de Denuncia no es el medio mediante el cual se sirve una persona para hacer la guerra a sus compañeros, es decir, el típico «chivato», sino una herramienta empresarial que ayudará al buen hacer de las políticas existentes, a la evolución adecuada de un Programa de Cumplimiento Normativo y en definitiva a asegurar el buen fin y devenir de la empresa.

Esto es crucial ya que puede que en muchas ocasiones el uso del Canal de Denuncias se dirija al envío de meras recomendaciones de los usuarios del mismo que puedan servir ya no para corregir una conducta contraria a las políticas de Compliance, sino a mejorar un protocolo de actuación presente en la empresa que pueda llegar incluso a mejorar la productividad a la vez que el Programa de Cumplimiento Normativo.

¿Por qué debe tener un Canal de Denuncias mi Empresa?

Partiendo de que estemos ante un ente con Personalidad Jurídica, sería correcto su presencia en la empresa que quiera tener un Programa de cumplimiento normativo o Programa de Compliance ya que en el Art.31 bis, apto 5, párrafo 4º C.P. se presenta como un requisito mínimo que debe tener el mismo y es que la presencia de un Canal de Denuncias adecuado y su uso efectivo será requerido y analizado por el Juez para asegurar ,en última instancia, la función principal de todo Programa, la exención de responsabilidad penal de la Persona Jurídica.

Art.31 bis, apto 5, párrafo 4º C.P. : » Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención. «

Por otro lado, al hilo de lo expuesto unos párrafos más atrás, su presencia se hace indispensable para el buen funcionamiento de la empresa, controlando que se cumplan las obligaciones y políticas empresariales, encontrando conductas ilícitas de miembros de la empresa o analizando el posible bajo rendimiento de parte de la misma, por lo que ya no sólo estamos hablando de entes con Personalidad Jurídica sino que también sería necesario que se utilizaran los Canales de Denuncia por empresas constituidas por Personas Físicas.

¿Cuál es el modo de Utilizarlo?

–Envío:

• Cualquier miembro de la empresa.

–Recepción:

• En personas jurídicas que tengan un programa de Compliance deberá procederse a la recepción por el órgano encargado de vigilar y controlar el mismo, es decir, por el Compliance Officer.
• En aquellas que no tengan un programa o en casos de empresas constituidas por Personas Físicas, la recepción se llevará a cargo por aquel miembro de la empresa que la dirección tenga por oportuno.

¿Qué Canal de Denuncias instauro?

En la actualidad existen numerosos Canales de Denuncias como el uso de un buzón de físico o la utilización de un correo electrónico, pero todos ellos presentan deficiencias o carencias que los sistemas modernos de envío, gestión y tramitación de denuncias no tienen.

La privacidad, el no querer comprometer correos electrónico personales por parte de algunos miembros de la empresa o la gestión, archivo o control de las denuncias son algunos de los problemas que se presentan los Canales de Denuncias primitivos.

Desde Vertice Compliance Manager S.L. disponemos del primer Canal de Denuncias en España con uso mediante App y Panel Web.

Mediante la App Canal de Denuncias y el Panel Web se obtiene un sistema de tramitación de denuncias completo, rápido y eficaz.

Con el mismo todos los miembros de la empresa dados de alta en el sistema podrán enviar desde su teléfono móvil y desde cualquier lugar la comunicación de una conducta irregular en la empresa, pudiendo hacer constar tanto una descripción escrita hasta una fotografía adjunta.

Así mismo, el encargado de recibir y gestionar las denuncias, podrá desde el panel Web y desde su teléfono móvil realizar un seguimiento inmediato de las denuncias, dando respuesta y tramitación a cada una de ellas, archivando y guardando gracias a una base de datos virtual todo lo tramitado.

Todo ello y mucho mas se pone al alcance de las empresas, obteniendo acceso al sistema mediante el pago anual del servicio, a un coste mucho menor de lo que un sistema propio puede llegar suponerle.

Adáptese a las nuevas tecnologías y consiga una herramienta que ya no es solo propio de las Grandes Multinacionales.

Si desea más información de nuestro sistema, de los canales de denuncia en general o de la implantación de un Programa de Cumplimiento Normativo, póngase en contacto con nosotros sin ningún compromiso.

 

 

Vertice Compliance Manager  S.L.

Tras la reforma del Código Penal a raíz de la publicación de la LO 1/2015 de 30 de marzo, diversos términos relacionados con el COMPLIANCE han llegado a nuestro país, uno de ellos es el del «Compliance Officer».

Estamos viendo que las empresas empiezan a demandar mediante ofertas de trabajo de una persona que ejerza dichas funciones de Compliance, observamos que cada día hay más cursos y post-grados que se ofrecen que están relacionados con dicha figura, pero, ¿qué o quién es el Compliance Officer?.

Comenzaremos haciendo una mención al error común que existe en la práctica y es que el Compliance Officer no es la persona encargada de elaborar el Programa de Cumplimiento Normativo o Compliance Program en sí, si no el encargado de controlar y supervisar el elenco de medidas que se regulen en el.

El código penal en su Art. 31 bis, num.2, condición 2ª nos dice que «la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención implantado ha sido confiada a un órgano de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y de control o que tenga encomendada legalmente la función de supervisar la eficacia de los controles internos de la persona jurídica», por lo que queda claro que la función principal del Compliance Officer es la de gestionar el Programa de Cumplimiento Normativo, teniendo en cuenta que dicha gestión debe consistir en hacerlo funcionar de manera eficiente y eficaz para que cumpla con los objetivos marcados. La manera de cómo gestionarlo ya dependerá del tipo de empresa y de la complejidad del Programa.

Las tareas a desempeñar van desde realizar una efectiva comunicación y transmisión de la política de Compliance de la Empresa a todos los miembros de la misma hasta controlar si las medidas instauradas para controlar los riesgos de comisión delictiva funcionan de manera adecuada.

Para poder llevar a cabo la función de control, es necesario, no solo desde el punto de vista penal, sino también práctico,  la existencia de Canales de Denuncia, para que a través de ellos los trabajadores puedan comunicar al Compliance Officer cualquier conducta o procedimiento que vaya en contra de las políticas del Compliance Program y puedan acarrear un aumento del riesgo de comisión delictiva, siempre teniendo en cuenta que en función del volumen, tipo y características de la empresa el Compliance Officer puede ser o no el encargado directo de gestionar los Canales de Denuncia.

Todas estas y muchas otras cuestiones hacen que la presencia de un Compliance officer, como una única persona o como un órgano colegiado, sea absolutamente necesaria para la correcta efectividad del Programa de Cumplimiento Normativo.

En próximas entradas haremos referencia a su posición en el organigrama de la empresa así como a las posibilidades de estructuración que existen.

Si desea una información mas extensa sobre ello, no dude en contactar con nosotros. Gracias

 

Vertice Compliance Manager, S.L.

Esta es una de las preguntas más recurrentes que cualquier empresa se hace así misma ante toda esta nueva avalancha de información acerca de la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Cuando intenta buscar la respuesta a la misma con lo único que se va a encontrar es mas información si cabe, términos legislativos, mención de reformas, sentencias, circulares… con la que me temo que no se soluciona nada. Por ello, vamos a intentar enfocar nuestra opinión al respecto.

Comenzaremos respondiendo: «si, pero…»

El «si», está claro, una posibilidad de eximente ante la imputación de un delito del que no se puede controlar su comisión no deja de ser útil para cualquier empresa con personalidad jurídica. Estamos hablando de evitar un cierre o una suspensión de actividades en su caso, algo que es atractivo cuanto menos.

Por otro lado, el «pero» hace referencia a otra pregunta contrapuesta, ¿está dispuesto a implantar un COMPLIANCE PROGRAM?. Para poder beneficiarnos, tras la elaboración de un Programa de Compliance, de la exención de responsabilidad penal de la persona jurídica y de la evitación de las consecuencias que esta trae aparejada, es necesario olvidarse de que esto se basa en implantar un Manual de cumplimiento normativo al uso, como puede ser un Manual de Blanqueo de Capitales o un Manual de Prevención de Riesgos laborales, esto es algo más profundo. Se trata de implantar una CULTURA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS PENALES en todos los estatus de la empresa, comprometiéndose a actuar siempre de una forma diligente conforme a ella.

Por tanto, hay que olvidarse de que esto es un «chaleco antibalas» que poseo y de que actué como actué a partir del momento en que lo tengo la personalidad jurídica de mi empresa está a salvo.

Una vez dejado claro en qué consiste implantar un programa de cumplimiento normativo, un programa de COMPLIANCE, vamos a ver en qué consiste la responsabilidad penal de las personas jurídicas para poder explicar que puede provocar que sea necesaria su implantación.

El comienzo de la explicación tiene que partir de «¿QUE PROVOCA LA RESPONSABILIDAD?». Todos los actos, ilícitos y constitutivos de delitos, cometidos por administradores, directivos, gerentes, encargados, empleados con relación laboral o profesional hasta por cualquier tercero que tenga alguna relación con la persona jurídica, actuando en beneficio directo o indirecto de la misma, aún sin poder individualizar al autor material del acto, va a provocar la responsabilidad penal a la persona jurídica.

Pero el punto clave reside en «qué actos» son constitutivos de delitos.

Para enfocar esto, es importante centrarse en alguno de los ejemplos claros que se suelen dar en muchas empresas y que pueden que hagan vernos reflejados en ellos mas y mejor que una enumeración de artículos.

Situaciones como tener en los ordenadores de nuestra empresa PROGRAMAS INFORMÁTICOS o sistemas operativos SIN LICENCIA original, el contar con un ARCHIVO INFORMÁTICO O FÍSICO DE DOCUMENTOS SIN UN CONTROL DE ACCESO a los datos de clientes o terceros que en él se alojan y que el uso de los mismos pueda ser realizado por cualquier miembro de la empresa con un fin indebido o NO DISPONER DE UN SISTEMA DE CONTROL DE PROVEEDORES de tal manera que no nos aseguremos, más allá del precio que nos ofrezcan, del origen de sus bienes o servicios, pueden llegar a provocar, según su fin, desde delitos medioambientales, de propiedad industrial o intelectual, daños informáticos hasta de descubrimiento o revelación de secretos.

El NO EFECTUAR UN CONTROL DE LAS REVISIONES DE LA MAQUINARIA DE CÁLCULO de producto/servicio y coste con la que cuentan algunas empresas, como pueden ser surtidores de combustible o básculas de pesaje, que haga que de manera inconsciente se cobre una mayor cantidad de producto/servicio del que se está consumiendo, daría lugar a un delito penal.

Todas estas y mas situaciones pueden ser subsanadas con pequeños controles y medidas, que no suponiendo un gran sacrificio empresarial, si pueden llegar a cubrir los posibles riesgos que pueda presentar la persona jurídica.

De manera totalmente contrapuesta nos encontramos con que el tener implantado un Programa de Cumplimiento normativo también ayudará a poder controlar todos los procesos de su empresa pudiendo llegar EVITAR POSIBLES PERDIDAS ENCUBIERTAS y le dará una PRESENCIA Y UN ESTÁNDAR DE CALIDAD ya que, aunque en España aún no esté implantada esta figura de manera total, en prácticamente todos los Países Europeos, la mayoría de las empresas requieren de que se tenga implantado un Programa de Compliance para cerrar cualquier tipo de acuerdo con ellas.

Por tanto, a la pregunta ¿necesita mi empresa un programa de Compliance o Programa de Cumplimiento Normativo?, la respuesta es sí, si quiere poder llegar a tener un control y una tranquilidad operacional, sí, si quiere evolucionar.

Vertice Compliance Manager, S.L.